Provimes Toplantı Masası Paneli Aracının İncelemesi
Profesyonel toplantı ve salon yönetim sistemleri ile kurumsal yapılarda efektif ve fonksiyonel çalışma performansının oluşturulması sağlanabiliyor. Toplantılar, tüm kurumsal yapıların en temel işlevlerinden birisini oluşturur.
Sık sık yerine getirilmesi gereken toplantıların belirli bir program ve belirli bir planlama çerçevesinde uygulanması, daha dinamik ve daha işlevsel bir çalışma potansiyeli ortaya çıkartır. Provimes’in şirketlerin toplantı işlemlerine yönelik geliştirdiği toplantı masası paneli ile toplantıların yönetimi başarılı ve kaliteli bir şekilde gerçekleştirilebiliyor.
Şirket içi toplantı randevusunun yaratılması, toplantı yönetim sistemi ile oldukça basit hale geliyor. Toplantıya ilişkin tarih, saat ve yer bilgilerinin hazırlanmasından, katılımcıların detaylı olarak toplantı konu/gündemi ile ilgili bilgilendirilmesine kadar tüm toplantı işlemleri toplantı masası paneli üzerinden gerçekleştirilebiliyor.
Toplantı masası panelinin tüm katılımcılara açık olması sayesinde toplantı konu veya gündemine ilişkin olarak tüm katılımcıların detaylı olarak bilgi sahibi olmaları sağlanabilir. Böylelikle toplantı gündem ve konularının daha sağlıklı bir şekilde işlenebileceği, efektif çalışma potansiyelinin mevcut olduğu toplantı organizasyonlarının gerçekleştirilmesi mümkün oluyor.
Kurum İçi Toplantıları Kolayca Yönetin
Şirket içi toplantı organizasyonu yaratmak için toplantı planlama yazılımı en önemli yardımcınız oluyor. Kurum içi personeller tarafından pratik şekilde kullanılabilen yazılım ara yüzüne toplantı yeri, toplantı tarihi ve saati gibi genel bilgilerin girişi gerçekleştirilebilir. Bunun dışında toplantı kaydı oluştururken, toplantının ana konusu ve gündemi, toplantıya özel spesifik bilgiler gibi tüm verilerin girişleri de gerçekleştirilebilir.
Yazılıma girişi yapılan toplantı verilerine katılımcılar tarafından da kolaylıkla erişim sağlanabilir. Katılımcılar toplantıya katılımlarına ilişkin tüm genel ve özel verilere ilişkin bilgiyi yazılım üzerinden pratik şekilde alabiliyor. Ayrıca Provimes tarafından geliştirilen toplantı yönetim paneline şirket dışı katılımcılar tarafından da erişim sağlanabilmesi mümkündür. Yazılım girişi yapılan toplantı kaydına ilişkin bilgilendirmeyi “bildirim” veya “SMS” aracılığıyla katılımcılara iletir.
Toplantı yazılımı ayrıca ziyaretçi yönetim yazılımıyla da başarılı entegrasyona sahip olduğundan, şirket dışı katılımcıların ziyaretçi geçişlerini rahatlıkla yapabilmelerini sağlar. Bunun için toplantıdaki şirket dışı katılımcıların ziyaretçi girişlerine istinaden “ziyaretçi kodu” oluşturarak, bildirim veya SMS yoluyla tarafına iletir. Böylelikle şirketinizin gerçekleştirilen toplantısına şirket dışından gelen katılımcıların iştirakinin de sorunsuz bir şekilde sağlanması mümkün olur.
Kurum Toplantı Salonu Yönetimi
Kurum bünyesinde sıklıkla gerçekleştirilmesi gerekliliği oluşan toplantıların sorunsuz bir şekilde yerine getirilebilmesi için toplantı nezdindeki düzenlemeler kadar, genel şirket toplantı salonlarının yönetimi de büyük önem taşır.
Provimes tarafından geliştirilen toplantı salonu paneli sayesinde mevcut toplantı salonlarının müsaitlik durumundan, teknik bileşen ayrıntılarına kadar her detayın rahatlıkla yönetilebilmesine yardımcı olur. Hatta toplantı salonu dışarısına uygulanabilen paneller vasıtası ile toplantı salonunun o anki durumu ve sonraki işlem durumu ile ilgili olarak bilgiler fiziki olarak da belirtilebilir. Böylelikle katılımcılar açısından dinamik bir toplantı yönergesinin de fiziksel olarak kurum içerisinde sağlanabilmesi mümkün olur.
